Responsable del tratamiento: Smart Sends LLC
Marca comercial: Smart Sends
Correo de contacto: info@smartsendsllc.com
País de operación: Colombia (con servicios internacionales)

1. OBJETO

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales establece los términos bajo los cuales Smart Sends LLC, operando comercialmente como Smart Sends, recolecta, almacena, usa, circula, transfiere y protege los datos personales de sus usuarios, clientes y prospectos.

Esta política aplica a toda información personal recolectada por Smart Sends a través de:

• Sitio web oficial

• Formularios digitales

• WhatsApp Business (App y API)

• Redes sociales (Meta: Facebook, Instagram)

• Campañas Click-to-WhatsApp

• Canales de atención al cliente

• Integraciones con plataformas tecnológicas (por ejemplo ManyChat, CRM u otras herramientas de mensajería)

2. DEFINICIONES

Para efectos de esta política:

• Dato personal: cualquier información que identifique o pueda identificar a una persona.

• Titular: persona natural propietaria de los datos.

• Tratamiento: cualquier operación sobre datos (recolección, almacenamiento, uso, envío, etc.).

• Encargado: tercero que trata datos por cuenta de Smart Sends (proveedores tecnológicos).

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.

3. DATOS PERSONALES QUE RECOLECTAMOS

Smart Sends puede recolectar, entre otros:

3.1 Datos de identificación y contacto

Nombre y apellidos, número de teléfono, correo electrónico, ciudad y país.

3.2 Datos relacionados con el servicio

Información de envíos y logística (origen, destino, tipo de mercancía), direcciones de entrega y recogida (cuando aplique), preferencias del servicio, historial de cotizaciones y conversaciones.

3.3 Datos de mensajería y atención

Mensajes enviados por el usuario en WhatsApp, archivos adjuntos enviados voluntariamente (capturas, guías, facturas, etc.), información suministrada en chats o formularios.

3.4 Datos técnicos

Dirección IP (si aplica), datos de navegación (cookies), fuente de ingreso (por ejemplo anuncios de Meta).

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos recolectados serán tratados para:

4.1 Finalidades principales (operativas)

• Atender solicitudes de información, soporte y cotizaciones

• Prestar servicios de logística, casillero e importaciones

• Gestionar seguimiento de envíos, guías y estados

• Validar información relacionada con el servicio

• Contactar al usuario para coordinar procesos logísticos

4.2 Finalidades comerciales (con consentimiento)

• Enviar información de servicios, promociones, novedades y campañas

• Enviar recordatorios de cotizaciones o solicitudes iniciadas por el usuario

• Ofrecer servicios complementarios relacionados

4.3 Finalidades de seguridad y cumplimiento

• Prevenir fraude, suplantación o uso indebido

• Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades

• Mantener trazabilidad de la atención

5. TRATAMIENTO DE DATOS POR WHATSAPP (META)

Smart Sends utiliza WhatsApp como canal de comunicación oficial para atención al cliente, envío de información solicitada y seguimiento de solicitudes iniciadas por el usuario.

5.1 Consentimiento (Opt-in)

Al escribir a Smart Sends por WhatsApp o al iniciar conversación mediante anuncios “Click to WhatsApp”, el usuario manifiesta su interés en recibir respuesta por este canal. Smart Sends podrá enviar mensajes relacionados con la solicitud del usuario y, si el usuario lo autoriza, mensajes de seguimiento o información comercial.

5.2 Derecho a dejar de recibir mensajes

El usuario podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones escribiendo “STOP”, “BAJA” o “CANCELAR”. Una vez recibido, Smart Sends detendrá los mensajes automatizados y comerciales, salvo aquellos estrictamente necesarios para cumplir obligaciones legales o contractuales.

5.3 Ventana de mensajería y plantillas

Cuando Smart Sends utilice WhatsApp Business API, podrá aplicar mensajes automatizados y/o plantillas aprobadas según las políticas de WhatsApp.

6. BASE LEGAL Y AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Smart Sends tratará los datos personales bajo las siguientes bases legales:

• Autorización del titular (cuando aplique)

• Relación contractual o precontractual (cotizaciones y prestación del servicio)

• Cumplimiento legal

• Interés legítimo (seguridad, prevención de fraude y mejora del servicio)

7. COMPARTICIÓN, TRANSFERENCIA Y ENCARGADOS

Smart Sends podrá compartir datos personales con terceros únicamente cuando sea necesario para prestar el servicio o cumplir las finalidades descritas, tales como:

• Proveedores de mensajería y automatización (por ejemplo ManyChat)

• Proveedores de infraestructura tecnológica (hosting, CRM)

• Plataformas de Meta (WhatsApp, Facebook, Instagram)

• Proveedores logísticos o aliados operativos

• Autoridades competentes cuando sea requerido

Smart Sends exigirá a dichos terceros el cumplimiento de estándares razonables de seguridad y confidencialidad.

8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Smart Sends implementa medidas técnicas, administrativas y organizacionales orientadas a evitar accesos no autorizados, proteger la confidencialidad, reducir riesgos de pérdida, alteración o uso indebido y controlar accesos a sistemas y plataformas.

9. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos personales se conservarán:

• Mientras exista relación comercial, contractual o de atención

• Durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales

• Hasta que el titular solicite su eliminación, cuando sea procedente

10. DERECHOS DEL TITULAR

El titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos

• Solicitar prueba de la autorización otorgada

• Ser informado sobre el uso de sus datos

• Revocar la autorización cuando aplique

• Solicitar la eliminación de los datos (cuando proceda)

• Presentar quejas ante la autoridad competente

11. CANALES PARA EJERCER DERECHOS

El titular podrá ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo info@smartsendsllc.com.

La solicitud debe incluir:

• Nombre completo

• Número de contacto

• Petición clara (actualización, eliminación, consulta, etc.)

12. COOKIES (SITIO WEB)

El sitio web de Smart Sends puede utilizar cookies y herramientas de medición para analítica de navegación, mejora de la experiencia y medición de campañas publicitarias. El usuario puede deshabilitar las cookies desde su navegador.

13. MODIFICACIONES

Smart Sends podrá actualizar esta política en cualquier momento. Los cambios serán publicados en esta misma sección del sitio web con la fecha de actualización correspondiente.

14. ACEPTACIÓN

El uso del sitio web, formularios o la comunicación por WhatsApp implica que el titular reconoce haber leído y aceptado esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.